Корпоративное мероприятие отличается от частной вечеринки не только масштабом, но и тем, что за расходами стоит компания, а не один человек. Кальянная зона на таком событии — обычная статья расходов на организацию праздника, и для неё нужны те же документы, что и для любой другой услуги, заказанной от лица юрлица.
На практике это означает, что ответственный за мероприятие сотрудник обычно решает сразу две задачи: организовать хороший вечер для коллег и не создать проблем бухгалтерии при отчёте за потраченный бюджет. Официальный формат сотрудничества как раз закрывает вторую часть, не усложняя первую.
Зачем компании официальный формат обслуживания
Когда праздник организует HR-отдел, ивент-менеджер или ответственный сотрудник компании, устной договорённости и переписки в мессенджере недостаточно. Бухгалтерии нужны основания для расходов, а самой компании — понятные условия сотрудничества, которые не зависят от личных договорённостей. Именно поэтому DYM-SPB работает с юридическими лицами официально.
Это же касается ситуаций, когда организацией праздника занимается внешнее event-агентство от лица компании-заказчика: официальные документы позволяют встроить кальянный кейтеринг в общую смету мероприятия наравне с другими подрядчиками, без отдельных исключений и устных договорённостей в обход основного бюджета.
Договор оказания услуг: что в нём фиксируется
В договоре прописываются условия сотрудничества между DYM-SPB и компанией-заказчиком: формат обслуживания, дата и место мероприятия, состав услуги. Это превращает устные договорённости в понятный и проверяемый документ — важно и для заказчика, и для исполнителя.
Наличие договора также упрощает согласование мероприятия внутри самой компании — ответственному сотруднику проще получить одобрение бюджета у руководства, когда есть конкретный документ, а не только устное описание того, что запланировано.
Закрывающие документы
После мероприятия компания получает закрывающие документы — то, что нужно для отчётности перед бухгалтерией и корректного отражения расходов. Это стандартная практика при работе с юридическими лицами, и DYM-SPB предоставляет такие документы как часть официального обслуживания.
Наличие закрывающих документов особенно важно, если мероприятие проводится не разово, а компания планирует обращаться за кальянным кейтерингом регулярно — например, на квартальные встречи команды или ежегодный корпоратив. Официальное оформление с самого начала избавляет от необходимости каждый раз заново объяснять формат сотрудничества бухгалтерии или руководству.
Такая практика избавляет и от ситуации, знакомой многим организаторам: мероприятие прошло хорошо, а вот подтвердить расходы перед бухгалтерией нечем. С официальным договором и закрывающими документами этот вопрос закрывается автоматически, ещё на этапе согласования.
Что входит в работу с юрлицами
- договор оказания услуг между компанией и DYM-SPB;
- согласование деталей мероприятия — даты, площадки, формата обслуживания;
- закрывающие документы после завершения мероприятия;
- единая точка контакта — специалист, который ведёт заявку от начала до конца.
Как проходит согласование мероприятия с бизнесом
Процесс начинается так же, как для частного клиента: заявка на сайте или в Telegram, обсуждение формата и количества гостей. Дальше подключается оформление документов — для этого нужны реквизиты компании и контактное лицо, ответственное за мероприятие. Все детали — количество кальянов, время работы специалиста, пожелания по вкусам — согласовываются заранее, чтобы в день события не возникало вопросов.
Удобно, когда с компанией с самого начала работает один и тот же специалист — он ведёт заявку от первого обращения до закрывающих документов после мероприятия, и ответственному сотруднику не приходится каждый раз объяснять детали заново разным людям.
Для каких форматов мероприятий это актуально
Официальное оформление особенно важно для корпоративов, деловых презентаций и других мероприятий, которые компания организует за счёт бюджета. Подробнее о том, как строится кальянная зона именно для бизнес-форматов, — в статьях про кальянный кейтеринг для бизнеса и про кальян на презентации.
Формат обслуживания при этом не меняется в зависимости от того, кто заказчик — частное лицо или компания: гости получают тот же уровень сервиса, оборудование и внимание мастера. Разница касается только оформления самой сделки — договора, реквизитов и итоговых документов.
Частые вопросы
Можно ли работать по счёту без предоплаты наличными? Условия оплаты обсуждаются индивидуально при согласовании договора — уточните удобный вариант у специалиста при оформлении заявки.
Нужны ли реквизиты компании сразу при заявке? Их можно передать на этапе оформления договора, после того как согласованы формат и дата мероприятия.
Работаете ли с крупными корпоративами на несколько десятков гостей? Да, на крупных мероприятиях DYM-SPB привлекает команду мастеров под нужное количество гостей.
Официальное оформление снимает с организатора со стороны компании лишние риски: расходы подтверждены документами, а не устными обещаниями, и обе стороны понимают условия сотрудничества с самого начала.
Если Вы ещё выбираете исполнителя для корпоративного мероприятия и хотите заранее понимать, на какие признаки надёжности смотреть — не только на документы, но и на гигиену, оборудование и прозрачность условий, — общий разбор собран в статье про то, как понять, что кальянный сервис надёжный.
Организуете мероприятие от компании?
Оставьте заявку — обсудим формат обслуживания и оформим договор с закрывающими документами для отчётности.
Оставить заявку